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Vídeoconferência na comunicação com os colaboradores

Vídeoconferência

Reuniões presenciais transformadas em vídeo conferências e conversas que poderiam ser breves transformadas em horas a fio em frente ao ecrã. O desgaste e a fadiga provocados pelo uso excessivo das plataformas digitais na realização de reuniões

Esta é uma ameaça real! À medida que o volume de vídeoconferências disparou, 55% dos trabalhadores remotos sentem-se menos conectados e 46% sentem-se mais stressados. O recurso à vídeochamada é uma constante em muitas empresas, mesmo quando o assunto poderia ser falado e resolvido através de uma chamada telefónica.

É preciso conhecer os efeitos que o excesso de reuniões nas plataformas digitais provoca nas pessoas e como evitar situações extremas de desgaste. Tomar consciência que o problema existe é meio caminho andado para o resolver:

  • As vídeochamadas exigem um foco acrescido, sobretudo quando reúnem várias pessoas e a tendência é dispersar, tentando prestar atenção a vários rostos em simultâneo. Perde-se o foco na interação com qualquer das pessoas presentes
  • A comunicação é mais “ruidosa”, isto porque para além da mensagem verbal, as informações visuais ocupam espaço e dividem a atenção
  • Fisicamente também é desgastante, implica estar sentado a olhar para um ecrã, horas a fio
  • Muitos colaboradores, não têm em casa o espaço ideal para trabalhar, exigir que participem em reuniões com o vídeo ligado, provoca desconforto em muitos deles

A preocupação com as questões da comunicação e relação já existia nas empresas, mesmo antes da pandemia, foram agudizadas pelo afastamento forçado entre as pessoas e as sucessivas vídeochamadas devem ser bem pensadas, para não intensificarem o problema.

Se por um lado, é importante manter a comunicação entre as equipas, por outro lado, o risco do efeito contrário existe. Há que encontrar um equilíbrio e refletir sobre conteúdo, duração, intervenientes, nas vídeoconferências, para que estas sejam eficazes e contribuam como elemento agregador das equipas.

O que fazer?

  • Partilhar a agenda da reunião para que as pessoas possam preparar-se para intervir
  • Nem sempre o vídeo é necessário, há temas que podem ser falados apenas por telemóvel e neste caso, porque não sugerir fazê-lo de pé ou dando uma volta e descansar um pouco do ecrã
  • Os líderes devem incentivar os colaboradores a fazer pausas ao longo do dia, a abandonar por momentos a tecnologia, esticar as pernas e praticarem exercício físico
  • A duração das reuniões é um elemento chave, reuniões online longas, não são eficazes. Peça feedback aos colaboradores sobre como cada um deles faz a experiência das vídeochamadas, o mesmo formato não serve todas as pessoas, compreender os diferentes tipos de personalidade é importante
  • Incentive os colaboradores a partilharem sugestões e ideias sobre como poderão acontecer as vídeoconferências entre as equipas.

A vídeoconferência, como a tecnologia no geral, é facilitadora, está ao serviço, saibamos utilizá-la e não transformar num elemento de desgaste dos colaboradores. Haja bom senso!

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