#homeoffice – Como manter a produtividade

Home office - Como manter a produtividade

Texto: Telma Lopes, Coordenadora Pedagógica da IFE by Abilways

Sabem qual é uma das palavra mais ouvida/lida nos últimos dias, para além daquelas relacionadas com o vírus? Teletrabalho! Ou numa versão mais trend #homeoffice.

E eu começo já por me confessar, sempre resisti a trabalhar a partir de casa. Gosto de estar fisicamente com pessoas com quem falar, gosto de dar bom dia e boa tarde, gosto de movimento e de barulho, isso inspira-me. Mas felizmente que não somos todos assim e há outras “personagens” como por exemplo:

1- Aqueles, super disciplinados e focados, que querem ficar em casa os 5 dias da semana, porque só assim, sem o colega a “chatear” se conseguem concentrar e apresentar resultados;

2- Os que  ficam em casa 1 dia ou 2 de vez em quando, para desenvolver um projeto específico em que precisam de estar sozinhos/as com as suas ideias para terminar o projeto, e finalmente,

3- Há aqueles que como eu respondem, ‘Nem pensar!’, porque o foco e criatividade está no contacto com as pessoas! O que tendo em conta o momento que estamos a viver não é de todo uma opção!

Agora tudo mudou. Tal como eu, uma boa parte de nós está obrigado a trabalhar a partir de casa, sem opção de escolha.

A empresa deu-nos todas as ferramentas tecnológicas que necessitamos para estar em #homeoffice, mas ninguém nos deu as ferramentas pessoais necessárias para enfrentar esta mudança. Nem sequer houve tempo.

Ficar e trabalhar em casa, mudar toda a rotina, gerir a flexibilidade de horários, criar disciplina e foco, não poder sair de casa, estar preocupado com a situação do país e ainda, em alguns casos, ter a companhia da família … é muita coisa para gerir!

Esta será a nossa realidade e na verdade não sabemos bem durante quanto tempo, por isso partilho convosco algumas dicas ou regras  (não abdico da nº 3) que me estão a ajudar a concentrar, a manter o foco e a ultrapassar este novo desafio:

1 – Planear – fazer um plano estruturado de tarefas e ter os objetivos a atingir muito claros, ajudam a manter o foco e a concretizar as tarefas.

2 – Manter o horário – trabalhar em “home office mode” permite mais liberdade e flexibilidade. Ter um horário definido, o seu horário habitual, ajuda a estabelecer a rotina e a produtividade. O aumento de autonomia, principalmente para quem não está habituado, pode ser uma armadilha e colocar a produtividade em risco. Eu acordo e mantenho a minha rotina toda igual só que em vez de sair de casa entro no meu escritório em casa e estou pronta para começar a trabalhar às 9h, como fazia habitualmente na Avenida da Liberdade.

3– Não ficar de pijama, robe ou roupa de “andar por casa” o dia inteiro– vista-se como se fosse para o trabalho.

4 – Criar um ambiente de trabalho – sempre que possível escolha um local junto de uma janela para aproveitar a luz natural e mantenha esse local organizado, e agradável mas apenas com o necessário. Eu evito trabalhar onde haja por exemplo um sofá, pois a tentação é grande.

5- Fazer pausas e respeitar a hora de almoço – Não fique sentado/a muito tempo, faça pausas ao fim de 1h de trabalho para um café, chá ou snack. Reserve a sua hora de almoço para desligar e já que está em casa use o seu espaço habitual de refeições e não coma em frente ao PC. Eu aproveito uma pausa ou o almoço para fazer uma videochamada com algumas colegas e bebemos um café ou almoçamos “juntas”.

6 – Fazer reuniões com os seus colegas – Através da tecnologia que hoje dispomos é muito fácil fazer uma reunião por videoconferência para: esclarecer dúvidas com a sua chefia, fazer pontos de situação, dialogar e interagir com os colegas,  conhecer as dificuldades dos outros colegas que trabalham à distância, partilhar boas práticas de trabalho à distância e de manter crianças em casa ocupadas. No meu caso se tenho que falar com um colega privilegio uma videochamada, pois já que não saio à rua sempre vejo alguém .

6 – Ficar longe das distrações – TV ligada para se actualizar acerca do covid-19, notificações no smartphone, redes sociais…são distrações que vão perturbar a sua concentração. Se estiver com mais alguém em casa procure ficar em sítios separados ou feche a porta se houver barulho, se tiver crianças em casa não consigo dar sugestões porque não tenho experiência.

6 – Aprender a focar – Porque em casa apetece fazer outras coisas para além de trabalhar. Há muitas técnicas de  concentração que eliminam a procrastinação, escolha uma e aplique-a

8 – Usar ferramentas digitais de gestão de tempo e tarefas – Com o uso da tecnologia, consegue facilmente gerir tarefas em modo colaborativo enquanto está em “home office”. Algumas ferramentas que pode usar são:

We Transfer – para enviar ficheiros muito pesados

O google drive – para criar e partilhar documentos de texto, apresentações, relatórios, vídeos, etc

Evernote – permite, de forma colaborativa, criar notas, adicionar anexos, definir lembretes, editar arquivos, marcar reuniões, etc.

Whereby – como uma alternativa para o Skype, permite fazer videoconferências até oito participantes.

Estas são algumas atitudes e comportamentos que estou adoptar no meu dia-a-dia  enquanto estiver em home office, e que vou ajustando todos os dias, porque à medida que o tempo passa as necessidades também vão mudando e eu preciso de me ajustar ao momento.

Sendo eu uma pessoa que há 3 semana atrás dizia, trabalhar em casa? – Nem pensar! – admito que esta nova forma de trabalhar está claramente a tirar-me da minha zona de conforto e a obrigar-me a fazer descobertas, a gerir uma mudança interna, a ter novas experiências o que significa também que me vai acrescentar valor enquanto colaboradora.

Bom trabalho …. à distância 🙂